TL;DR
文件更新周期：① Trust Deed：原则不变（通过 Deed of Variation 修改）· 重大事件触发；② Letter of Wishes：每 3—5 年更新 · 家庭事件触发；③ 受益人 KYC / CRS 自我声明：每年核对；④ 受托人 / 保护人 KYC：每年核对；⑤ Trustee Memorandum：每 3—5 年更新；⑥ 合规手册 / SOP：每年审查 + 监管变化时立即更新；⑦ 家族治理协议 / Family Charter：每 5 年战略审查；⑧ 遗嘱 + POA：每 5 年审查。 关键：所有文件 review 都要留下书面记录（即使无变更也要书面"无变更确认"）。
各类文件更新周期
| 文件 | 常规周期 | 触发事件 | 修改方式 |
|---|---|---|---|
| Trust Deed | 原则不变 | 家族重大事件 / 法律变化 / 辖区变化 | Deed of Variation（参 OP4.4） |
| Letter of Wishes | 3—5 年 | 家庭事件 / 价值观变化 | 设立人新签 LoW · 替代旧 LoW |
| Trustee Memorandum | 3—5 年 | 受托人变更 / 重大决策变化 | 设立人新签 + 抄送受托人 |
| 受益人 KYC | 每年 | 受益人个人变化 | 受益人自我更新 + 受托人核对 |
| CRS 自我声明 | 每年 | 税务居民变化 | 受益人 / 设立人 / 保护人 重新签 |
| 受托人 / 保护人 KYC | 每年 | 个人 / 公司 变化 | 受托人 / 保护人 自我更新 |
| 合规手册 / SOP | 每年 | 监管变化（参 OP8.5） | 受托人合规官更新 |
| Family Charter | 5 年 | 代际变化 / 重大事件 | 家族会议决议 |
| 遗嘱 + POA | 5 年 | 设立人健康 / 资产变化 | 律师重新起草 |
| 银行账户授权 | 每年 | 签字人变化 / 银行政策变化 | 银行表格重签 |
| SPV 文件（章程 / 董事 / BO） | 每年 | 董事 / BO 变化 | SPV 公司秘书更新 |
触发事件清单
下列事件立即触发 相关文件更新，不等周期：
家庭事件
- 新成员出生（受益人 + LoW + 可能 Deed of Addition）
- 家庭成员去世（受益人调整 + LoW 更新）
- 结婚（夫妻共同财产 + LoW · 大陆民法典 § 1062）
- 离婚（受益人指定调整 + LoW · 防止前配偶受益）
- 家庭成员移居 / 改国籍（税务居民变化 → CRS / 受益人 KYC）
- 家庭成员重大健康事件（POA / LoW）
法律事件
- 辖区立法变化（如经济实质 / BO 注册 / CRS 升级）
- 关键判例变化（如 Pugachev / Zhang Hong Li 类）
- 受托人 / 保护人持牌变化
- 制裁名单变化（家族成员被加 / 移除）
资产事件
- 大额新资产注入（Settlement Schedule 更新）
- 大额分配（Trust Account 更新）
- 底层 SPV 结构变化（董事 / BO / 章程）
- 底层资产类别变化（如新增加密资产）
"无变更"也要书面确认
关键：即使没有实际变更，每年也要书面确认"已审查 + 无变更"。这是fiduciary 持续义务的证据 —— 未来挑战时可证明受托人每年都在管。
没有"无变更确认" = 看起来受托人多年没看过这些文件 = 失职。
更新流程（以 LoW 为例）
- 设立人主动提出更新（或受托人年度提醒）
- 设立人起草新 LoW 草稿（独立律师协助）
- 受托人核对新草稿与 Trust Deed 不冲突
- 设立人签新 LoW（湿签 + 见证）
- 受托人归档新 LoW · 旧 LoW 标记为"已被取代"但保留
- 更新受益人通知（如适用）
- Trustee Board Minutes 记录已收到新 LoW
常见错误
- "反正 Trust Deed 不能改" —— 错。Deed of Variation 可以改大部分条款（受 Trust Deed 自身权限限制）。
- "LoW 5 年前写过，不用更新" —— 错。5 年内孩子可能已成年 / 结婚 / 出生 / 改税务居民 → LoW 已过时。
- "受益人没说话就不用 KYC 续期" —— 错。每年都要做。
- "等监管变了再更新合规手册" —— 错。应该持续监控监管动态（订阅 OECD / EU / STEP）+ 立即调整。